近有同事问我Excel问题,是在不规则的字符串中插入新的字符,由于数据不规则,写出的公式非常长。于是,我们感叹,如果公司的Excel是2013以上版本,使用快速填充功能简直几秒就能搞定啊!!
等等,快速填充是什么鬼?
快速填充:基于示例填充数据。它通常在识别数据中的某种模式后开始运行,当您的数据具有某种一致性时效果最佳。
先看一下官方的示例:
看到没,她能模拟、识别你的操作,推测你内心的想法,然后按照你的想法进行数据填充。可以说,用懂你、神奇、智能描绘她都不为过。
实际上,这个功能远比上面看到的要强大、智能,智能到让你惊叹、强大到足以让分列功能和文本函数下岗。
一、提取功能
1.1、提取数字和字符串
如果要将下图中的字符串中的数字提取出来,由于原数据缺乏规律,无法使用LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函数来提取。
使用“快速填充”功能则分分钟搞定。
注:快速填充的快捷键为Ctrl+E
1.2、提取数据中的出生日期
比如需要提取身份证中的出生日期,在以往的Excel版本中需要使用函数或公式来提取。
我们来看看使用快速填充如何完爆函数。
注:提取日期前,需要对日期格式进行设置。
>打开“设置单元格格式”对话框,切换到“数字”选项卡,选择“自定义”分类,在右侧的“类型”选择“yyyy/mm/dd”,确认之后关闭对话框。
二、合并功能
2.1、将已有的多个数据列合并为一列
例如,将国家、省市、街道合并为同一个当单元格内,作为地址。在第一行中输入三个合并后的结果,告诉Excel你要做什么之后,她就会按照你的想法完成剩下的工作。
看到没,效率爆棚,感到到哭啊!!
2.2、向字符串中添加字符
有时我们需要向已知的字符串中添加字符,比如分隔符“-”,比如”/”等等。
如果是添加一个字符的话,使用函数效率还行,但是添加两个以上的字符,使用函数与快速填充相比,简直是龟速。
例如需要将所有的零部件编号“113685”修改为“11-36-85”的效果。
手工输入“60-36-65”,随后再在下一行输入类似的数据,按Ctrl+E即可快速填充所有变得结果。
注:有时根据数据的特点,需要输入两个甚至三个,快速填充才能正确理解你的意图。
2.3、快速填充功能组合(提取合并一步到位)
“快速填充”功能不仅可以实现批量提取的效果,而且在提取的同时还可以将两列单元格的不同内容合并起来。
例如提取省市中的市,提取街道中的号码,将两者合并为新的地址,同样可以利用“快速填充”一步到位解决这一问题。
可以说,快速填充功能的组合,可以让你的效率飞起来excel字符串合并,大家可以多测试一些案例。
三、超牛的功能
3.1、调整字符串的顺序
有些时候excel字符串合并,需要调整字符串的前后顺序。
例如将姓名“安伟星 AN WEIXING”调整为“AN WEIXING 安伟星”,这往往需要使用复杂的公式才能实现。借助“快速填充”功能可以快速调整字符串的顺序。
3.2、不规范的日期转化为标准格式
比如输入了16.01.28这样的日期格式,注意这样的格式,在Excel中不被认为是日期,而是文本。所以,是不能参与日期计算的,也不同通过格式转化成日期。
如果是传统的方式,你输入了上百个式样的日期,一定早就懵逼了。
但是快速填充就是任性,看她如何意见拯救不规范日期。
3.3、整理数据(将不规范的数字转换为标准格式)
如下金额一列的数据从其他系统中导出,数字中间含有逗号,末尾含有不可见字符,对这种不规范数字,我们一般使用查找替换或者复制到word再复制粘贴回表格的方法来转换。
使用快速填充,可以在D5单元格输入规范的数字“25000000”,教会Excel如何转化不规则数据,所有数据立马变规整。
注:本图片来自网络
以上仅仅是最常见的快速填充案例。实际上,在表格制作过程中,可以用到快速填充的地方远远不止这些。
只要能给出前3个案例的共同填充规律,软件便会智能地“猜出”后续的填充结果。
没有什么功能比软件“懂你”更让人内心一震了!
四、总结:
4.1、“快速填充”的使用方法
在应用“快速填充”时除了上面示例中介绍的方法,还可先选中示例单元格下的任一或全部单元格,然后按以下操作:
①直接输入两组或三组数据,让Excel自动识别你的意图,从而出现快速填充向导;
②单击“数据”选项卡 > 在“数据工具”组中 > 单击“快速填充”;
③快捷键Ctrl+E;
④选中示例单元格,拖动填充柄往下填充,然后在“自动填充”选项中选择“快速填充”;
4.2、注意事项
①当“快速填充”的结果不准确时,你可以多给出两个示例,这样她就能更准确知道你要做什么。
②不只是数据区域右边的列才能使用,左边的列也可以。
③当源数据变化时,快速填充的结果不会随之自动更新。
④所有的功能是可以自由组合的,也就是说你可以先提取字符、再插入字符、再合并字符……
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